Come Scrivere un Accordo tra le Parti

Scrivere un accordo tra le parti significa trasformare un’intesa verbale in un documento che mette nero su bianco chi fa cosa, entro quando, a quali condizioni e con quali conseguenze se qualcosa non va secondo i piani. Non è solo una formalità: un accordo ben scritto previene incomprensioni, riduce il rischio di contenziosi, guida le aspettative e crea fiducia. Anche quando il rapporto è tra persone che si conoscono o tra piccole realtà, la chiarezza contrattuale è il miglior alleato della collaborazione. Per farlo bene occorrono metodo, precisione linguistica e una struttura che permetta al lettore di orientarsi. L’obiettivo non è “parlare legalese”, ma rendere trasparente l’intesa, permettendo a chiunque di comprendere a colpo d’occhio obblighi, diritti e rimedi.

Definire lo scopo e il perimetro dell’intesa prima di scrivere

Il primo passo è decidere con precisione che cosa regola l’accordo e che cosa resta fuori. Lo scopo risponde alla domanda “perché stiamo firmando”: può essere la fornitura di un bene, l’esecuzione di un servizio, la collaborazione su un progetto, la cessione di un diritto o la risoluzione bonaria di una controversia. Il perimetro delimita le attività incluse e, altrettanto importante, quelle escluse. Più l’oggetto è definito, meno spazio resta a interpretazioni arbitrarie. Se l’accordo riguarda una prestazione continuativa, conviene indicare il risultato atteso e, quando possibile, i criteri oggettivi con cui verrà valutato. Se riguarda la consegna di beni, il perimetro risiede nelle specifiche tecniche, nelle quantità e nelle caratteristiche minime. Un buon documento nasce da una definizione preliminare condivisa: se necessario, appuntare a parte una bozza di “requisiti” e trasformarla in clausole chiare.

Identificare le parti e la loro legittimazione con accuratezza

Le parti devono essere identificate senza ambiguità. Nome e cognome o ragione sociale, sede o domicilio, codice fiscale e partita IVA quando presenti, numero d’iscrizione a registri pertinenti. Se a firmare non è il legale rappresentante, occorre indicare il titolo in base al quale il firmatario agisce e, quando opportuno, richiamare l’atto di delega o di procura. In presenza di più soggetti dalla stessa parte (per esempio consorzi o partner di un raggruppamento temporaneo), vale la pena chiarire se la responsabilità verso l’altra parte è solidale o parziaria. Questa sezione appare semplice ma è la base dell’efficacia: un errore di intestazione può complicare l’esigibilità degli obblighi.

Strutturare l’accordo con una sequenza logica e leggibile

Un documento ben costruito ha un ordine naturale. Dopo il preambolo, che colloca contesto e intenzioni, conviene presentare le definizioni dei termini chiave utilizzati nel testo, così da evitare ripetizioni e ambiguità. Seguono l’oggetto del contratto, la descrizione dettagliata delle prestazioni, i tempi e le modalità di esecuzione, il corrispettivo e le condizioni di pagamento, le responsabilità e le garanzie, le clausole di riservatezza ed eventuale proprietà intellettuale, la durata e le cause di risoluzione, le limitazioni di responsabilità e le esimenti come la forza maggiore, la legge applicabile e il foro competente o la clausola di mediazione/arbitrato, le modalità di modifica e comunicazione tra le parti, le firme. Ogni sezione dovrebbe poter essere letta anche singolarmente e deve parlare la stessa lingua del resto del documento: un contratto è un sistema coerente, non una somma di paragrafi isolati.

Scegliere un linguaggio chiaro e definizioni operative

La qualità di un accordo si misura dalla sua leggibilità. Frasi brevi, termini univoci, verbi al presente e un uso parsimonioso di avverbi e aggettivi riducono l’ambiguità. È utile introdurre un breve elenco di definizioni operative: “Servizio”, “Consegna”, “Data di Decorrenza”, “Materiale Riservato”, “Prodotto Difettoso”. Ogni volta che nel testo compare una parola definita, la sua iniziale maiuscola segnala al lettore che si sta richiamando un concetto preciso. Evitare sinonimi “creativi” è un atto di disciplina: se si decide di chiamare un documento “Rapporto Mensile”, lo si userà sempre con quel nome, non alternando “report” o “rendiconto”. La coerenza terminologica mantiene allineate le aspettative e velocizza le verifiche future.

Descrivere prestazioni e risultati attesi con criteri misurabili

La sezione più importante è quella che spiega che cosa accadrà nella pratica. Per prestazioni materiali si indicano caratteristiche, standard di qualità, margini di tolleranza e modalità di collaudo o accettazione. Per servizi si fissano attività, frequenza, strumenti, tempi di risposta, canali di comunicazione e, se opportuno, livelli di servizio minimi. Quando si definiscono scadenze, è bene distinguere tra tappe intermedie e data di completamento, specificando se i termini sono essenziali e che cosa comporta il loro superamento. Inserire meccanismi di feedback, come riunioni periodiche o consegna di deliverable intermedi, aiuta la gestione del rapporto e riduce la probabilità di scostamenti non controllati.

Stabilire corrispettivi, costi e modalità di pagamento in modo trasparente

Il denaro è spesso il punto più sensibile. Un accordo solido indica il corrispettivo, le imposte applicabili, i rimborsi spese ammessi, le valute e le scadenze. Se sono previsti acconti o milestone, occorre collegarli a eventi oggettivi (per esempio consegna accettata o raggiungimento di un traguardo). Le modalità di pagamento – bonifico, carta, altri – vanno specificate, così come i tempi in giorni e le conseguenze del ritardo: interessi moratori, sospensione dell’esecuzione, risoluzione per inadempimento oltre un termine di grazia. Se il prezzo può variare, è il caso di indicare gli indici o le condizioni che ne determinano l’adeguamento. La trasparenza sui flussi economici riduce incomprensioni e blocchi di cassa.

Prevedere garanzie, responsabilità e rimedi proporzionati

Ogni prestazione comporta rischi. Le garanzie sono impegni di qualità o conformità: per i beni, una garanzia contro vizi e difetti; per i servizi, la ripetizione dell’attività o lo sconto in caso di risultato insoddisfacente. Vanno chiarite durata, esclusioni e condizioni per attivare il rimedio. Le responsabilità si articolano sul piano contrattuale e, quando necessario, su quello extracontrattuale; le parti possono scegliere di limitare il risarcimento a un massimale o di escludere danni indiretti, sempre nel rispetto delle norme inderogabili. È saggio prevedere una procedura per le contestazioni, con termini per la denuncia e la possibilità di porre rimedio prima che scattino penali o risoluzioni. Nei rapporti asimmetrici, la proporzionalità evita clausole che un giudice potrebbe considerare vessatorie.

Inserire clausole di riservatezza e gestire la proprietà intellettuale

In molti accordi circolano informazioni sensibili. Una clausola di riservatezza definisce quali dati sono confidenziali, per quanto tempo lo restano, chi può accedervi e per quali fini. Deve prevedere eccezioni ragionevoli, come le informazioni già note o divenute pubbliche senza colpa e le divulgazioni obbligate per legge. Se si creano contenuti, software, disegni o metodi, occorre chiarire chi ne è titolare e con quali licenze l’altra parte li può usare. L’assenza di regole su questi profili può generare conflitti costosi; al contrario, un perimetro chiaro tutela investimenti e incentiva la collaborazione.

Curare durata, rinnovo e recesso senza lasciare vuoti

La clausola sulla durata indica quando l’accordo inizia e quando termina. Può essere a tempo determinato, con eventuale rinnovo espresso o tacito, oppure a tempo indeterminato con facoltà di recesso. Il rinnovo tacito è comodo ma va accompagnato da preavvisi ragionevoli per chi non intende proseguire. Il recesso, con o senza causa, richiede tempi e forme di comunicazione; è buona pratica prevedere un periodo di fase-out per completare attività in corso, restituire materiali, trasferire documenti e chiudere posizioni economiche. Stabilire cosa accade alle informazioni riservate e ai beni consegnati alla scadenza evita rincorse al termine del rapporto.

Prevedere cause di sospensione e forza maggiore in modo equilibrato

Eventi straordinari possono impedire l’esecuzione. La forza maggiore copre accadimenti imprevedibili e fuori dal controllo ragionevole delle parti, come calamità naturali, atti delle autorità, guerre e interruzioni sistemiche dei servizi essenziali. La clausola deve definire che cosa rientra in questa categoria, stabilire l’obbligo di comunicazione tempestiva e i tentativi di mitigazione, nonché gli effetti sul contratto: sospensione degli obblighi, estensione dei termini, eventuale risoluzione se l’impedimento supera una certa durata. Un testo equilibrato protegge chi subisce l’evento senza consentire abusi.

Scegliere la legge applicabile e il metodo di risoluzione delle controversie

Anche tra privati, quando le parti appartengono a giurisdizioni diverse o quando l’oggetto lo suggerisce, è utile stabilire quale legge regola l’accordo e quale foro è competente. In alternativa o in aggiunta, si può prevedere un percorso di composizione bonaria: prima un tentativo di negoziazione assistita o mediazione, poi un arbitrato rituale o irrituale. Ogni metodo ha tempi, costi e gradi di formalità differenti. La scelta andrebbe fatta in funzione del valore dell’accordo, della necessità di riservatezza e della rapidità desiderata. Inserire una clausola chiara in questa materia evita conflitti procedurali prima ancora di entrare nel merito.

Proteggere i dati personali e conformarsi alla normativa sulla privacy

Se l’accordo comporta trattamenti di dati personali, occorre disciplinare la privacy. Nei rapporti business-to-consumer si richiamano le informative e i consensi, specificando finalità e basi giuridiche. Nei rapporti tra imprese, quando una parte tratta dati per conto dell’altra, diventa necessario un accordo di nomina a responsabile del trattamento che regoli istruzioni, misure di sicurezza, subfornitori e tempi di conservazione. Ignorare questi aspetti può tradursi in sanzioni e danni reputazionali; includerli in modo proporzionato rende l’accordo moderno e rispettoso dei diritti degli interessati.

Disciplinare modifiche, comunicazioni e validità delle copie

Un buon contratto spiega come si modificano le sue clausole e come le parti si parlano. Le modifiche dovrebbero essere per iscritto e firmate da entrambi, per evitare contestazioni su intese informali. Le comunicazioni rilevanti – diffide, recesso, sospensioni – devono prevedere indirizzi, canali validi (raccomandata, PEC, piattaforme di firma) e il momento in cui si considerano ricevute. È utile che il documento riconosca la validità delle copie, così che scansioni e duplicati possano essere usati nelle comunicazioni quotidiane e in giudizio quando ammesso. Sono dettagli di praticità che diventano cruciali quando sorge un problema.

Valorizzare allegati, specifiche e piani di progetto

Molte informazioni tecniche o operative appesantiscono il corpo principale del contratto. È più ordinato inserirle in allegati numerati e richiamati, come specifiche tecniche, piani di progetto, listini prezzi, cronoprogrammi, modulistica. Gli allegati sono parte integrante dell’accordo e possono essere aggiornati più facilmente con “addendum” senza riscrivere tutto. È importante che ogni allegato sia firmato o comunque approvato dalle parti e che il testo principale stabilisca gerarchie in caso di conflitto: di norma prevale il contratto, poi gli allegati più recenti, poi le specifiche.

Curare la forma: impaginazione, numerazione e firma

La forma aiuta la sostanza. Un’intestazione pulita, la numerazione progressiva degli articoli e delle pagine, i titoli coerenti, un indice per i documenti lunghi, una grafica sobria favoriscono la consultazione. Alla firma, ripetere l’identificazione delle parti e includere la data e il luogo evita incertezze cronologiche. Nei rapporti tra imprese, la dicitura “letto, approvato e sottoscritto” non è obbligatoria ma è prassi. Per clausole particolarmente impegnative, come limitazioni di responsabilità o penali, la legge può richiedere approvazione specifica per iscritto: predisporre uno spazio dedicato vicino a tali clausole facilita la conformità.

Usare con criterio la firma elettronica e gli strumenti digitali

La firma elettronica ha reso più immediata la conclusione degli accordi. La firma elettronica qualificata o digitale conferisce piena efficacia probatoria equiparabile alla firma autografa; la firma elettronica avanzata, in molti contesti, è sufficiente; la firma semplice è invece più debole. Scegliere lo strumento giusto dipende dal valore e dalla tipologia del contratto. Piattaforme di firma affidabili consentono di tracciare invii, visualizzazioni, versioni e allegati, riducendo errori logistici. Anche le versioni “bozza” possono essere gestite con sistemi di controllo di versione per evitare che circolino testi non aggiornati.

Evitare le trappole più comuni che minano la validità

Gli errori ricorrenti sono prevedibili. Lasciare concetti chiave impliciti, rinviare a documenti esterni non allegati, usare espressioni vaghe come “secondo necessità” senza criteri, promettere risultati impossibili da misurare, dimenticare di disciplinare cosa accade se una parte non adempie, firmare senza che il firmatario abbia poteri adeguati, ignorare le norme cogenti del settore, sono tutti scivoloni che costano caro. L’antidoto è la rilettura incrociata: chiedere a chi non ha scritto il testo di spiegare a voce cosa ha capito di ciascuna clausola è un test rivelatore. Se il significato non è univoco, la clausola va riscritta.

Predisporre una bozza, condividerla e negoziare in buona fede

Prima della versione finale, conviene circolare una bozza che raccolga commenti e proposte di modifica. La negoziazione in buona fede significa ascoltare le esigenze dell’altra parte e cercare soluzioni che tutelino entrambi, soprattutto quando il rapporto è destinato a durare. È utile contrassegnare le modifiche con strumenti di revisione, mantenere traccia delle discussioni e concordare un calendario per arrivare alla firma. Un compromesso ben bilanciato è preferibile a un testo squilibrato che innesca tensioni fin dall’inizio.

Prevedere la gestione del “dopo firma”: esecuzione, monitoraggio e archiviazione

Un contratto non si esaurisce alla firma. Serve un responsabile per parte, con recapiti, che coordini l’esecuzione e risolva i piccoli problemi quotidiani. Riunioni periodiche brevi, verbali snelli, indicatori concordati alimentano la relazione e forniscono elementi oggettivi in caso di divergenze. L’archiviazione ordinata di tutti i documenti, comunicazioni, allegati e versioni evita perdite di memoria organizzativa quando cambiano le persone. Stabilire dove e come si conservano i documenti, con quali permessi, è parte della gestione del rischio.

Sapere quando coinvolgere un professionista e come farsi aiutare

Per accordi semplici e di valore limitato, la guida e il buon senso bastano spesso a produrre testi efficaci. Quando l’oggetto è complesso, quando entrano in gioco normative speciali, quando il valore è elevato o quando ci sono profili internazionali, il parere di un professionista fa la differenza. Un legale può suggerire clausole standard testate, adattarle al caso specifico e segnalare rischi che agli occhi del non addetto ai lavori non emergono. Anche il commercialista o il consulente del lavoro, a seconda dell’oggetto, offrono uno sguardo prezioso su imposte, contributi e adempimenti correlati. Coinvolgerli in tempo, non a firma avvenuta, evita corse ai ripari.

Conclusioni

Scrivere un accordo tra le parti è un esercizio di lucidità. Richiede di definire obiettivi, confini, tempi, prezzi, rischi e rimedi, con un linguaggio semplice e una struttura logica. La qualità si vede nella coerenza interna, nella misurabilità delle prestazioni, nella trasparenza economica, nella tutela delle informazioni e nella gestione del “se qualcosa va storto”. Un buon testo non è prolisso, è completo; non è rigido, è chiaro; non è ostile, è equilibrato. Con questa mentalità, ogni intesa – dalla fornitura più lineare al progetto più articolato – diventa un percorso guidato che accompagna le parti dall’idea alla realizzazione, lasciando poco spazio al caso e molto alla collaborazione.

Articoli Simili

• Come Fare una Reclamo a Penny Market

• Come Fare una Diffida per Fattura Errata​ ​

• Come Recuperare Pin della Carta Identità Elettronica​

• Come Conservare il Pellet

• Quando Serve Installare un Addolcitore d’Acqua in Casa